Im Gesetz ist nicht geregelt, wie Geschäftsreisen zu buchen sind. Aus diesem Fall empfiehlt sich, dass Unternehmen den Arbeitnehmern Vorgaben machen, wie die Geschäftsreisen zu buchen sind und welche Spesen ersetzt werden.
Grundsätzlich gilt, dass der Arbeitgeber die Kosten einer Geschäftsreise übernehmen muss. Dabei handelt es sich um Ausgaben, welche grundsätzlich vom Arbeitgeber zu tragen sind, sofern die Geschäftsreisen keinen privaten Charakter haben. Ist der geschäftliche Charakter der Reise gegeben, hat der Arbeitgeber die Kosten zu tragen. Darunter fallen insbesondere die Übernachtungs- und Transportkosten.
Der Arbeitgeber hat es auf seiner Seite in der Hand Massnahmen zu ergreifen, um dafür zu sorgen, dass diese Kosten nicht explodieren bzw. eine gewisses Mass nicht überschreiten. Grundsätzlich stehen hier grundsätzlich 2 Möglichkeiten zur Verfügung: Entweder die Geschäftsreisen werden zentral gebucht oder aber der Arbeitnehmer buch selbst und der Arbeitgeber hat im Nachgang die Kosten zu übernehmen.
Buchung durch zentrale Stelle
Durch Ausübung seines Weisungsrechts oder Erlass eines entsprechenden Reglements kann der Arbeitgeber dafür sorgen, dass es den Arbeitnehmern untersagt ist, selbst die Geschäftsreisen zu buchen. Bucht ein Arbeitnehmer eine Reise dennoch auf eigene Faust, verstösst er einerseits gegen die erteilten Weisungen, was mit negativen Konsequenzen verbunden sein kann (und evtl. zur Kündigung führen kann) und andererseits riskiert er, dass er seinen Anspruch auf Übernahme der Kosten durch den Arbeitgeber verliert, wobei im Einzelfall zu prüfen ist, wie und in welchem Umfang ein Arbeitgeber dennoch die Kosten zu tragen hat.
Buchung durch Arbeitnehmer
Es gibt aber viele Betriebe, die sich dafür entscheiden, dass die Arbeitnehmer die Geschäftsreisen selbst buchen sollen. Dabei besteht für einen Arbeitgeber das Risiko, dass er grundsätzlich die Kontrolle über die Kosten der Reisespesen verlieren könnte. Gemildert wird dieses Risiko aus gesetzlicher Sicht durch die Treuepflicht des Arbeitnehmers. Nach Art. 321a OR hat ein Arbeitnehmer die Interessen des Arbeitgebers in guten Treuen zu wahren, er darf also nichts unternehmen, was den Arbeitgeber schädigen könnte. Diese Gesetzesnorm lässt allerdings einen weiten Interpretationsspielraum offen und es dürfte im Einzelfall oft schwierige Abgrenzungsfragen geben, wenn es zum Disput zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber in Bezug auf eine getätigte Ausgabe für eine Geschäftsreise kommt.
Aus diesem Grund werden den Freiheiten der Arbeitnehmer in Bezug auf Geschäftsreisen in der Praxis oft reglementarisch Grenzen gesetzt – was sicherlich zu empfehlen ist. Spesenreglemente halten daher oft präzise fest, welche genauen Ausgaben für eine Geschäftsreise getätigt werden dürfen bzw. bis zu welchem Umfang die Kosten durch den Arbeitgeber zu übernehmen sind. Vorteilhaft ist, wenn in solchen Reglementen auch gewisse Vorgaben in Bezug auf die Standards gegeben werden – soll es etwa den Mitarbeitern möglich sein Business Class zu fliegen und in der 1. Klasse Zug zu fahren.
Verstösst ein Arbeitnehmer gegen das Spesenreglement besteht auch hier das Risiko, dass er seinen Anspruch auf Übernahme der Kosten verliert. Gibt er etwa zuviel Geld aus für einen Flug, so werden ihm im Normalfall nur die im Reglement vorgesehenen Kosten vergütet. Zusätzlich können gegebenenfalls Disziplinarmassnahmen im Raum stehen.
Corporate Card
Oft sieht man in der Praxis auch, dass sämtliche Kosten der Geschäftsreisen über eine Geschäftskreditkarte bezahlt werden müssen. So werden dem Arbeitnehmer keine Kosten mehr vergütet, sondern es wird, trotz Buchung durch den Arbeitnehmer erreicht, dass die Rechnungen direkt vom Arbeitgeber bezahlt werden. So kann insbesondere das Risiko eines Spesenbetruges durch die Arbeitnehmer reduziert werden.
Spesenbetrug
In der Praxis kommt es immer wieder (vereinzelt) vor, dass Arbeitnehmer vom Arbeitgeber mehr Spesen fordern, als ihnen zusteht. Verlangt ein Arbeitnehmer die Übernahme von Kosten, die in Tat und Wahrheit nicht angefallen sind und legt er falsche Belege vor, welche die Kosten belegen, um sich zu bereichern liegt ein sogenannter Spesenbetrug vor. Ein solcher Vorfall kann den Arbeitgeber unter Umständen gar zu einer fristlosen Kündigung berechtigen, wobei aber stets die konkreten Umstände des Einzelfalls zu betrachten sind.
Verlangt der Arbeitnehmer aber die Übernahme effektiv angefallener Kosten, so liegt kein Fall eines Spesenbetruges vor, auch wenn die Kosten effektiv angefallen sind und die Originalbelege nicht eingereicht werden oder wenn die Kostenübernahme durch den Arbeitgeber im Spesenreglement nicht vorgesehen ist. In einem solchen Fall hat es der Arbeitgeber grundsätzlich in der Hand, die Übernahme in Übereinstimmung mit dem Reglement abzulehnen.
Arbeitszeit
Oft stellt sich die Frage, ob die Reisezeit als Arbeitszeit gilt. Arbeitszeit ist auch die Geschäftsreise, wobei Zeiten, die der Arbeitnehmer zu seiner freien Verfügung hat, abzuziehen sind. Daher war die im Zug und Flugzeug verbrachte Reisezeit zu Kunden nach einem neueren Urteil des Arbeitsgerichts Zürich als Arbeitszeit zu entschädigen. Umgekehrt hat das gleiche Gericht entschieden, dass die üblichen ein- bis mehrstündigen Wartezeiten eines Carchauffeurs zwischen zwei Fahrten weder als Arbeits- noch als Präsenzzeit zu entschädigen seien. Wiederum Arbeitszeit stellte die Reisezeit eines Monteurs dar, der mit dem Geschäftsauto praktisch in der ganzen Schweiz unterwegs war, um Aufträge zu erfüllen. Zumindest privatrechtlich verbindlich und häufig auch sinnvoll sind vertragliche Absprachen im Arbeitsvertrag oder in einem Arbeitszeitreglement, in welchem Umfang Geschäftsreisen als Arbeitszeit angerechnet werden.
Autor: Nicolas Facincani