Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen (Spesen) zu ersetzen, bei Arbeit an auswärtigen Arbeitsorten auch die für den Unterhalt erforderlichen Aufwendungen. Durch schriftliche Abrede, Normalarbeitsvertrag oder Gesamtarbeitsvertrag kann als Auslagenersatz eine feste Entschädigung, wie namentlich ein Taggeld oder eine pauschale Wochen- oder Monatsvergütung festgesetzt werden, durch die jedoch alle notwendig entstehenden Auslagen gedeckt werden müssen.
Der Arbeitnehmer hat die Spesen nach Umfang und Notwendigkeit detailliert nachzuweisen.
Corporate Card
Häufig sieht man in der Praxis, dass Auslagen über eine Geschäftskreditkarte (die so genannte Corporate Card) bezahlt werden müssen. Dann müssen dem Arbeitnehmer keine Kosten vergütet oder Vorschüsse entrichtet werden, sondern es wird, trotz Buchung durch den Arbeitnehmer, erreicht, dass die Rechnungen direkt vom Arbeitgeber bezahlt werden. So kann das Risiko eines Spesenbetrugs durch den Arbeitnehmer weiter reduziert werden. Mit einer solchen Kreditkarte wird das Spesenmanagement vereinfacht. Barauszahlungen und Spesenvorschüsse entfallen.
Entscheid des Obergerichts ZH ZR 2019 Nr. 64
In zugrunde liegenden Sachverhalt war strittig, ob Bezüge, welche durch den Arbeitnehmer mit der Kreditkarte getätigt wurden, Privatbezüge darstellten oder nicht.
Der Arbeitnehmer verfügte über eine Geschäftskreditkarte. Aus den Kreditkartenabrechnungen war nicht im Einzelnen ersichtlich, wofür einzelne Belastungen genau erfolgten. Zum Teil handelte es sich um Privatbezüge. Die Transaktionsdetails auf den Kreditkartenabrechnungen erbrachten zudem den Nachweis nicht, dass es sich um durch die Ausführung der Arbeit notwendige Auslagen handelte.
Das Obergericht schützte den Arbeitgeber und war der Ansicht, dass aufgrund der fehlenden Belege und Spezifikationen die Beträge entsprechend den Bezügen vom Arbeitnehmer zurückzuerstatten seien.
Ausführungen des Obergerichts ZH ZR 2019 Nr. 64
„Der Arbeitnehmer hat die Notwendigkeit wie auch die Höhe der einzelnen Auslagen zu spezifizieren und zu beweisen. Diese Pflicht trifft den Arbeitnehmer deshalb, weil er allein wissen kann, welche Auslagen tatsächlich entstanden sind. Die Abrechnungspflicht umfasst auch die Vorlage von Belegen (BGE 131 III 439 Erw. 5.1 S. 444; Streiff/von Kaenel/Rudolph, Arbeitsvertrag, 7. Aufl., Zürich 2012, Art. 327c OR N. 2; Fadri Brunold, Die Arbeitsauslagen im schweizerischen Individualarbeitsrecht, Bern 2014, N. 554). In der vorliegenden Konstellation, in der dem Arbeitnehmer eine Firmenkreditkarte ausgehändigt wurde, kann nichts anderes gelten. Die Situation stellt sich ähnlich dar, wie wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer bei regelmässigen Auslagen einen Vorschuss leisten würde (Art. 327c Abs. 2 OR).
Die Vorinstanz ist zutreffend davon ausgegangen, dass der Kläger die Ausgaben nur rudimentär umschrieb. Daran ändern auch die zum Beweis angerufenen ‹Buchhaltungsunterlagen betreffend Spesen im Zeitraum zwischen November 2015 und Februar 2016› nichts. Die angeblich gekauften Gegenstände wären allenfalls zusammen mit den Kaufquittungen ausreichend umschrieben.“
Weitere Beiträge zu Spesen und Auslagen (Auswahl)
- Verjährung von Spesen und Auslagen
- Homeoffice, was gilt?
- Geschäftsreisen
- Arbeitsrecht und Verjährung
- Das Telefon und die Arbeit
- Kann ein Arbeitsvertrag mündlich abgeschlossen werden?
Autor: Nicolas Facincani