Im Arbeitsrecht gilt, der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Zu ersetzen sind in erster Linie die in Ausführung entstanden Auslagen, d.h. sie müssen im direkten Zusammenhang mit der Arbeitsleistung stehen. Um Unklarheiten zu beseitigen empfiehlt sich in jedem Fall ein Spesenreglement. Die Auslagen sind in voller Höhe zu ersetzen.

Der Auslagenersatz ist zusammen mit dem Lohn zu entrichten, sofern keine kürzen Fristen verabredet oder üblich sind. Sind regelmässig Auslagen zu machen, sind Vorschüsse auszurichten.

Persönlicher Unterhalt

Auslagen für den persönlichen Unterhalt sind vom Arbeitgeber grundsätzlich nicht zu ersetzen. Darunter werden die Auslagen für die (gewöhnliche Kleidung), Wohnung, Verpflegung, Einlösen eines Führerausweises verstanden.

Die Regelung in Bezug auf die Kosten der Verpflegung ist somit einigermassen klar. Im Grundsatz gilt: Der Arbeitnehmer hat keinen Anspruch auf Ersatz derjenigen, Verpflegungskosten sind durch den Arbeitnehmer selbst zu tragen.

Ausnahme: Kostenersatz der Verpflegung

Es gibt verschiedene Situationen, in welchen der Arbeitgeber verpflichtet ist, die Kosten der Verpflegung zu übernehmen.

Überstunden:

Zum einen ist dies in Situationen der Fall, in welchen Überstunden geleistet werden. Als Überstundenarbeit gilt diejenige Arbeit, die über die im Einzelarbeits-, Normal– oder Gesamtarbeitsvertrag vereinbarte, im Betrieb geltende oder in der Branche übliche Stundenzahl hinaus geleistet wird. Sie sind zu leisten, soweit sie sich als notwendig erweisen, der Arbeitnehmer sie zu leisten vermag und ihm dieser Zusatzaufwand nach Treu und Glauben zugemutet werden kann. Werden durch die Leistung von Überstunden zusätzliche Mahlzeiten notwendig, sind die entsprechenden Kosten zu ersetzen.

Auswärtiger Arbeitsort:

Der Grundsatz, dass die Verpflegungskosten nicht zu ersetzen sind, gilt nur, wenn die Arbeit am gewöhnlichen Arbeitsort geleistet wird. Entstehen die Verpflegungskosten durch einen auswärtigen Arbeitseinsatz, so sind diese zu ersetzen. Das mag widersprüchlich erscheinen: Nur weil der Arbeitnehmer an einem Tag nicht in Zürich, sondern in Winterthur arbeiten muss, sind die Verpflegungskosten zu ersetzen, obwohl der Arbeitnehmer auch in Zürich hätte essen müssen. Mit anderen Worten: Nur die Tatsache, dass an einem anderen Ort gearbeitet wird, ist im Grunde genommen nicht kausal für das Anfallen der Verpflegungskosten. Diese wären ohnehin entstanden. Dennoch: das Gesetz sieht die Übernahme der Verpflegungskosten im Falles des auswärtigen Arbeitsortes explizit vor. Dabei spielt keine Rolle, ob die auswärtigen Arbeitseinsätze ständig oder nur vorübergehend stattfinden.

Zu prüfen ist aber jeweils in einem ersten Schritt, ob überhaupt ein auswärtiger Arbeitsort vorliegt. Eine auswärtiger Arbeitsort liegt vor, wenn die Arbeitsleistung weder am Ort der gewöhnlichen Arbeitsstätte noch am Wohnort des Arbeitnehmers erfolgt. Hat es am gewöhnlichen Arbeitsort keine Verpflegungsmöglichkeit, so darf aber noch nicht von einem auswärtigen Verpflegungsort ausgegangen werden.

Repräsentationsspesen:

Eine Ausnahme vom Grundsatz der Nichtübernahme der Verpflegungskosten gilt etwa auch im Falle von Essenkosten, wenn diese im Zusammenhang mit der notwendigen Repräsentation des Arbeitgebers erfolgen. In einem solchen Fall liegen – sofern das Essen geboten erscheint – notwendige Geschäftsauslagen vor, welche vom Arbeitgeber zu ersetzen sind. Besonders in solchen Fällen empfehlen sich präzise Weisungen, will man im Nachhinein nicht über die Notwendigkeit bestimmter Bestandteile der Rechnung (wie etwa die Frage, ob die Auswahl eines Weines in einem bestimmten Weinsegment gerechtfertigt war) diskutieren müssen.

Nachweis von Spesen – auch bei Kreditkarten

Der Arbeitnehmer hat die Spesen nach Umfang und Notwendigkeit detailliert nachzuweisen. Der Arbeitnehmer hat die Notwendigkeit wie auch die Höhe der einzelnen Auslagen zu spezifizieren und zu beweisen. Diese Pflicht trifft den Arbeitnehmer deshalb, weil er allein wissen kann, welche Auslagen tatsächlich entstanden sind. Die Abrechnungspflicht umfasst auch die Vorlage von Belegen.

Häufig sieht man in der Praxis, dass Auslagen über eine Geschäftskreditkarte (die so genannte  Corporate Card) bezahlt werden müssen. Dann müssen dem Arbeitnehmer keine Kos­ten vergütet oder Vorschüsse entrichtet werden, sondern es wird, trotz Buchung durch den Arbeitnehmer, erreicht, dass die Rechnungen direkt vom Arbeitgeber bezahlt werden. So kann das Risiko eines Spesenbetrugs durch den Arbeitnehmer weiter reduziert werden.

Auch im Falle des Einsatzes einer Corporate Card gilt – vorbehältlich einer anderweitigen Regelung – die Nachweis bzw. die Belegpflicht. Bei fehlenden Belegen und Spezifikationen kann der Arbeitgeber verlangen, dass die die Beträge entsprechend den Bezügen vom Arbeitnehmer zurückzuerstatten sind.

Siehe zum Ganzen auch den Beitrag Spezifizierung von Spesen bei Kreditkarten.

Abweichende Regelungen

Von den vorgenannten Regelungen kann zugunsten des Arbeitnehmers abgewichen werden. Eine Regelung zu Ungunsten des Arbeitnehmers – wie etwa eine Regelung, dass er sämtliche notwendigen Auslagen selbst zu tragen hat – wäre nichtig. Zulässig wäre aber, grosszügigere Leistungen vorzusehen, von einer Spezifizierungspflicht abzusehen oder etwa eine Auslagenpauschale vorzusehen, die aber die Auslagen decken muss. Oft sieht man auch den Einsatz von Spesenreglementen.

Benefits der Arbeitgeber

Ungeachtet der vorstehenden Ausführungen kommt es oft vor, dass sich die Arbeitgeber an den Kosten für das Mittagessen – auch am Arbeitsort – beteiligen. Dabei gibt es verschieden Möglichkeiten, wie sich die Arbeitgeber an den Verpflegungskosten beteiligen können:

Diese umfassen etwa monatliche Barpauschalen, den Bezug von Lunchchecks, den Zugang zu einer Kantine oder die Möglichkeit, im Betrieb gekochte Mittagessen gratis oder vergünstigt einzunehmen. Allen gemeinsam ist, dass die Mitarbeitenden nicht die vollen Kosten für ihr Mittagessen selber tragen.

In Bezug auf solche Vorteile ist aber zu beachten, dass diese in aller Regel (bei Lunchcheck ab dem Betrag von CHF 180 pro Monat) einen Lohnbestandteil darstellen und entsprechend auch zu versteuern sind. Ebenfalls müssen auf diesen geldwerten Vorteilen Sozialversicherungsabgaben entrichtet werden. Zudem ist bei gewissen der vorgenannten Möglichkeiten das Feld «G» auf dem Lohnausweis anzukreuzen.

Verjährung von Spesen

Nicht restlos geklärt ist die Frage, ob Spesen nach 5 oder nach 10 Jahren verjähren. Eine höchstrichterliche Entscheidung zur Frage der Verjährung von Spesen unter dem OR fehlt. Im neusten Entscheid hat sich das Kantonsgericht Wallis für die 5-jährige Verjährungsfrist entschieden. Dies wurde insbesondere damit begründet, dass die Spesen sowohl eng mit der geleisteten Arbeit wie auch mit dem Lohn in Zusammenhang stünden und somit innert 5 Jahren verjähren würden. Siehe hierzu auch den Beitrag betreffend Verjährung von Spesen und die Verjährung im Arbeitsrecht.

Weitere Beiträge zu Spesen und Auslagen (Auswahl):

• Entschädigung für das private Generalabonnement (GA)?
• Verjährung von Spesen und Auslagen
• Spezifizierung von Spesen bei Kreditkarten
• Homeoffice, was gilt?
• Geschäftsreisen
• Arbeitsrecht und Verjährung
• Das Telefon und die Arbeit
• Kann ein Arbeitsvertrag mündlich abgeschlossen werden?
• Entschädigung für das Halbtax-Abo

Autor: Nicolas Facincani